Business Meeting 101

Setiap orang memiliki kepribadian yang berbeda, dari yang sangat mudah untuk diajak bicara sampai yang sangat tertutup untuk setiap hal.

Seorang yang bekerja di bidang marketing haruslah mampu mengajak orang lain untuk berbicara banyak dengannya. Terlebih lagi seorang penjual atau yang lebih dikenal dengan sales. Salah satu target seorang sales adalah membuat pertemuan dengan orang baru, yang nantinya akan menjadi klien. Oleh karena itu, sales harus mampu membuat suasana obrolan yang nyaman dengan orang yang belum dikenal sebelumnya.

Lalu apa undangan yang tepat untuk membuat pertemuan dengan orang baru? Bagaimana caranya agar undangan tersebut dapat dipenuhi oleh orang tersebut? Bagaimana bila mereka menolak? Pertanyaan-pertanyaan tersebut akan selalu terpikir di kepala, terlebih lagi jika yang mengajak adalah orang yang kurang mampu dalam berkomunikasi dengan baik.

Ada beberapa tips untuk mendekatkan diri dan berkomunikasi dengan baik oleh orang yang belum dikenal:

1. Adanya Konteks

Hindari bertanya dengan seseorang mengenai meeting (pertemuan) jika belum memiliki konteks pembicaraan. Definisi "konteks" disini adalah titik acuan ... yang artinya topik pembicaraan yang akan dibahas. Konteks pembicaraan adalah hal pertama yang harus dimiliki seseorang untuk menjangkau atau mendekatkan diri dengan orang lain, sekalipun belum dikenal sebelumnya.

Meminta pertemuan untuk obrolan lebih lanjut

Cobalah untuk menindaklanjuti percakapan yang masih hangat dengan bertemu langsung. Contoh: “Saya ingin merepresentasikan lebih banyak mengenai ABC, apakah anda tertarik untuk bertemu? Bisakah saya ke kantor Anda? Atau mungkin sekedar makan siang bersama”.

Mencoba dapatkan kartu nama

Jika bertemu dengan seseorang di sebuah acara, usahakan untuk mendapat kartu nama mereka. Karena kartu nama adalah salah satu hal penting dalam sebuah bisnis agar dapat di follow up.

Mencari koneksi via social media

LinkedIn salah satu social media yang paling tepat untuk mengetahui dan mengenal orang lain yang terkoneksi dengan teman kita. Jika ada seorang teman yang memiliki koneksi dengan salah satu klien, jangan ragu dan takut untuk menyapa. Contoh: “Hai Pak Andi, saya lihat anda terkoneksi dengan teman saya, Ibu Rina. Saat ini saya ingin bekerja sama dengan perusahaan yang berhubungan dengan media, bisakah kita bicarakan ini lebih lanjut?”.

2. Unsur Terbuka

Pada dasarnya apabila kita ingin menawarkan sebuah produk kepada orang yang baru dikenal, kita harus terbuka dan jujur dengan apa yang akan dijual.

Tidak memaksakan

Saat mengajak bertemu dengan seorang via telepon, usahakan tidak ada unsur paksaan. Jika memang orang tersebut menolak, maka ada baiknya jelaskan dulu produk atau servis apa yang disediakan oleh perusahaan.

3. Jadwalkan Pertemuan

Jika seorang yang sudah dihubungi merespon dengan baik ajakan kita, mereka akan bertanya “Tentu saja, kapan Anda ingin bertemu dengan saya?”.

Yang harus dilakukan selanjutnya, cari tanggal dan waktu yang tepat, lalu persiapkan materi dan topik untuk dibicarakan lebih lanjut saat bertemu.

Waktu dan jam disesuaikan

Meeting merupakan kesepakatan dari kedua belah pihak. Maka sesuaikan waktu dan jam dengan orang yang akan kita temui. Mungkin kita bisa ajukan untuk datang ke tempat mereka, jadi orang tersebut akan semakin menghargai waktu kita.

4. Hubungi Kembali Setelah Meeting

Kembali berkomunikasi dengan klien setelah pertemuan adalah cara terbaik membangun relasi untuk jangka waktu yang lama.

Kirim email ucapan terima kasih

Jangan lupa untuk kirim email kepada orang yang sudah bertemu dengan kita. Paling tidak kirimkan hasil diskusi atau catatan kecil dari pertemuan tersebut dan sampaikan terima kasih karena sudah memiliki waktu untuk bertemu.

Hubungi kembali dalam 2-5 hari

Menjaga komunikasi dengan klien dengan cara berbasa basi. Perlihatkan kepada klien bahwa kita serius dengan hubungan kerjasama yang terjalin itu.

Itulah beberapa tips dan trik untuk mengajak meeting dengan orang yang baru dikenal. Jika kita bisa lebih hangat dalam hal obrolan dan ajakan maka orang tersebut akan menjadi klien yang loyal dengan perusahaan tempat kita bekerja. Selamat mencoba.