Priority of Life
Salah satu tantangan terbesar di tempat kerja adalah mengetahui bagaimana memprioritaskan pekerjaan. Pekerjaan di meja mulai terlihat menumpuk dan menggunung, banyak email yang belum sempat dibalas. Semuanya terasa penting, tetapi tidak tahu harus mulai dari mana. Tidak dapat kita pungkiri, setiap pekerjaan tidak harus langsung dikerjakan, beberapa pekerjaan bisa menunggu untuk dikerjakan. Apakah Anda mengalami keadaan yang sama di tempat Anda bekerja?
Dengan prioritas yang baik, Anda sebenarnya dapat melakukan banyak hal yang bisa dikerjakan dalam waktu yang terbatas. Dengan prioritas yang benar, Anda tahu apa yang Anda mau capai. Anda akan memiliki management waktu yang lebih baik dan keseimbangan hidup. Dengan hidup pribadi dan bekerja yang seimbang, akan membawa dampak psikologis dan hasil dan lebih produktif. Sedangkan ekstrimitas tidak akan pernah bisa membawa keseimbangan. Bekerja dengan ekstrim setiap hari sampai tengah malam dan pulang ke rumah hanya untuk istirahat, sedangkan subuh-subuh sekali bekerja tanpa bertatap muka dengan keluarga. Hari sabtu dan minggu, Anda sudah terlalu letih untuk besama keluarga sehingga Anda membutuhkan waktu istirahat dan waktu pribadi(me time). Bertahun-tahun Anda lakukan ini, maka Anda akan kehilangan sesuatu yang esensi dari hidup, yaitu hubungan dalam sebuah keluarga. Produktivitas kantor dan kehidupan pribadi perlu berjalan berkesibambungan, tanpa balance yang baik maka hasilnya tidak akan lama atau permanen.
Sekarang pertanyaannya bagaiaman melakukan prioritas dalam pekerjaan kita seefektif mungkin (dalam segi jumlah pekerjaan dan waktu). Pada edisi ExceLearn hari ini, kami mau menggali kembalil tentang “Matriks Eisenhower”. Melalui prinsip-prinsip perencanaan, memprioritaskan, mendelegasikan, dan menjadwalkan Eisenhower, Anda akan mulai melihat kembali hal-hal yang tepat untuk dilakukan untuk mencapai gol Anda dan menjadi lebih produktif.
Matriks ini di temukan oleh Dwight David Eisenhower - seorang Jenderal tentara Amerika dan Negarawan yang menjabat sebagai Presiden ke-34 Amerika Serikat dari tahun 1953 hingga 1961. Selama Perang Dunia II, beliau adalah seorang Jenderal bintang lima di Angkatan Darat Amerika Serikat dan bertugas sebagai Panglima Tertinggi yang menyiapkan strategi untuk invasi sekutu ke Eropa. Dwight harus membuat keputusan sulit terus-menerus tentang tugas mana yang harus dia fokuskan setiap hari. Hal Ini akhirnya membuatnya menemukan Matriks Eisenhower yang terkenal di dunia, yang dapat membantu Anda memprioritaskan dengan urgensi dan pentingnya sebuah pekerjaan setiap harinya.
Matriks Eisenhower / Kotak Eisenhower / Matriks Keputusan Eisenhower adalah teknik keputusan yang mudah, namun sangat efektif untuk memprioritaskan dan mengelola tugas dan waktu Anda.
Pada dasarnya Anda mengkategorikan/ memisahkan semua tugas-tugas Anda menjadi empat tingkat prioritas seperti diagram dibawah ini. Ada 4 ‘D’ Group prioritas:
DO - "IMPORTANT" dan "URGENT". Tugas di kwardran ini memiliki tingkat prioritas tertinggi dan perlu menjadi fokus utama untuk bisa diselesaikan sesegera mungkin (biasanya pada hari yang sama).
DECIDE - “IMPORTANT” dan “NOT URGENT”. Di Kwardran ini berisi tugas-tugas jangka panjang yang penting tetapi belum memiliki tenggat waktu yang pasti / sesegera mungkin. Lakukan secepat mungkin setelah kuadran "Do" selesai.
DELEGATE - “NOT IMPORTANT” dan “URGENT”. Tugas pada kwardran ini dapat Anda delegasikan ke personil / tim yang lain. Jika Anda yang mau/perlu menyelesaikan sendiri, lakukan setelah tugas di kuadran pertama(Do) dan kedua (DECIDE) Anda selesai.
DELETE - “NOT IMPORTANT” dan “NOT URGENT”. Di Kwardran ini adalah tugas-tugas ini bahkan tidak perlu dilakukan dan akan dianggap buang-buang waktu oleh kebanyakan orang. Temukan dan hentikan kebiasaan buruk yang pada dasarnya adalah buang-buang waktu dan tidak membuat Anda produktif, seperti menjelajahi internet tanpa alasan atau menghabiskan waktu untuk surel yang tidak penting dan tidak mendesak, mengecek status social Anda setiap beberapa menit untuk mengetahui berapa like?
Bagaimana mulai memakai Matriks ini:
Buat sebuah “Master List” berisi semua tugas-tugas yang perlu di kerjakan. Mulailah dengan membuat “Master List” dalam files (softcopy) atau selembar kertas tempat setiap tugas saat ini dan yang akan datang. Buatlah daftar yang harus dilakukan sedini mungkin dan biasakan sebagai “habit”. Hal ini akan membebaskan pikiran Anda dari menghafal/ mengingat-ingat semua pekerjaan dikepala kita . Dengan cara ini Anda akan membuat diri Anda lebih bertanggung jawab (in control) atas tugas-tugas yang telah dipercayakan pada Anda.
Selanjutnya tentukan kapan perlu diselesaikan(due date) - untuk mengetahui seberapa urgent tugas tersebut berhubungan dengan waktu.
Lalu masukan kedalam Kwardran DO , DECIDE , DELEGATE dan DELETE sesuai tingkat kepentingannya.
Konsisten dengan List Anda, update yang sudah selesai dan masukan ke dalam kwardran pekerjaan yang baru Anda terima. Anda akan melihat Kwardran ini akan memberikan Anda efektivitas kordinasi waktu dan sumberdaya yang Anda miliki.
Praktekan ini dan Kami berharap Anda akan menjadi sangat produktif dalam pekerjaan Anda. Salam Produktif!
(BD)
Comments